تنظيم الوقت

تنظيم الوقت

تعريف إدارة الوقت
أن إدارة الوقت تعني إدارة الذات و أن الفرد الفعّال هو مَنْ يبدأ بالنظر إلى وقته قبل الشروع في مُهماته و أعماله و أن الوقت يُعد من أهم الموارد فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر ،،

ما هي فوائدتنظيم الوقت ؟
الفوائد كثيرة، منها ما هو مباشر وتجد نتائجه في الحال، ومنها ما تجد نتائجهعلى المدى الطويل، لذلك عليك أن لا تستعجل النتائج من تنظيمك للوقت، ومن فوائدتنظيم الوقت:

oالشعور بالتحسن بشكل عام فيحياتك.
oقضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيهوالراحة.
oقضاء وقت أكبر في التطويرالذاتي.
oإنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
oتحسين إنتاجيتك بشكل عام.
oالتخفيف من الضغوط سواء في العمل أوضغوط الحياة المختلفة.

كيف أعرف مدى استفادتي منوقتي ؟ وكيف أعرف العوامل المبددة لوقتي ؟
سؤال جوهري ومهم، تتطلب معرفة مدى استفادتك للوقتوالعوامل المضيعة لوقتك أن تقوم بعمل سجل يومي لمدة أسبوع مثلاً وتدون فيه تفاصيلالأعمال التي قضيت فيها وقتك، وكذلك كم أخذ كل عمل من الوقت، فتكتب حتى الأمورالبسيطة والصغيرة والتي قد تضيع من وقتك دقائق يومياً لكن في نهاية الأسبوع، قد تجدهذه الدقائق تحولت لساعات.

قم بتصميم جدول مفصل لكل يوم، وقسمه إلىعدد ساعات يومك وهي تقريباً 16 ساعة على افتراض أن النوم يأخذ 8 ساعات، وقم بتقسيمكل ساعة إلى 4 أقسام أي 15 دقيقة، وقسم الساعات إلى أعمال ومقدار الوقت المهدر لكلعمل. هذا اقتراح للجدول، المهم أن يوضح لك الجدول الأعمال ومقدار الوقت المهدر لكلعمل.

بعد ذلك عليك أن تقوم بتحليل الجدولوتبحث في عوامل تبديد الوقت فتزيلها وتسأل نفسك، هل هناك فرصة لتنظيم الوقت بشكلأفضل ؟ إن كانت الإجابة بنعم - وهي كذلك دائماً - فعليك أن تبحث عن هذهالفرصة.

أنا مشغول ولا يوجد لديوقت للتنظيم !
يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكنفأسه لم يكن حاداً إذ إنه لم يشحذه من قبل ، مر عليه شخص ما فرآها على تلك الحالة ،وقال له : لماذا لا تشحذ فأسك ؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول فيعملي ؟!

من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيموقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة !. إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة، وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة، وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرةأخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعملك بشكل أسرع وبمجهود أقل، وسيتيح لكاغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.

وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهزالأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما، وكذلك الوقت، علينا أن نخططلكيفية قضائه في ساعات اليوم.

لا أحتاج تنظيم الوقت لكلشيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم!
في إحصائيات كثيرة نجد أن أمورا صغيرة تهدرالساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العملوكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقرالعمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقةأسبوعياً
100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعةتقريباً!! في السنة ؟.

لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياًفي شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذهالدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسبأولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة،وهذا الوقت شخصياً أستغله لاقتناص مشاهدات لأقوم فيما بعد بتدوينها فيمقالات.

أود أن أنظم وقتي لكنالآخرين لا يسمحون لي بذلك!
من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنكالمسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم،أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجةالباهرة.

وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذامن أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم .

ألن أفقد بتنظيمي للوقتتلقائيتي والعفوية وأصبح كالآلة ؟
لا أبداً، المسألة لا ينظر لها هكذا، تنظيم الوقتلا يعني أن تصبح آلة تنفذ الأعمال المخطط لها فقط، إن تنظيم الوقت يجب أن يكونمرناً حتى لا تصبح كالآلة، فنحن مهما حاولنا أن نتوقع كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتيناأمورا وأشياء لم نكن نتوقعها، هنا علينا أن نفكر في الأمر، هل الذي خططت له أهم أمهذا الأمر الذي طرأ مؤخراً ؟ تختلف الإجابة على هذا السؤال باختلاف أهمية ما خططتله، لذلك التلقائية تعزز أكثر وتصبح عقلانية أكثر وقد كانت قبل التنظيم تلقائيةفوضوية.

أليست كتابة الأهدافوالتخطيط مضيعة للوقت؟
افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل ؟ الشيء الطبيعي أن تخططلرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقتكافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهةالعقبات وتحقيق الإنجازات.

ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيطتوفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟

تصور أنك تخططكل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730ساعة ـ في السنة ـ تستطيع استغلالها في أمور أخرى؛ كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطويرالذاتي.

سأفقد أوقات الراحةوالترفيه إذا نظمت وقتي!
هذه فكرة خطأ عن تنظيم الوقت وللأسف يؤمن الكثيرون بهذهالفكرة، إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه، فهو الذي يحدد أوقات الجدوأوقات الترفيه والراحة ، والتنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات وتخفيض الضغوطعن كاهل الشخص وكذلك إتاحة وقت له كي يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته ، تنظيم الوقتلا يعني الجدية التامة هو فقط يعني التنظيم في كل شيء حتى الترفيه يصبح منظماًوموجهاً أيضاً .

فمثلاً ، تود قضاء وقت مع العائلة فيرحلة، حدد لها موعداً وقم بالإعداد المسبق لهذه الرحلة وكيف أعمالك وارتباطاتك لكيلا تضيع عليك وقت الرحلة، وبذلك تربح عدة أمور:
أولاً : رفهت عن نفسك .
ثانياً : رفهتعن عائلتك .
ثالثاً : يزداد الترابط بينك وبين عائلتك لأنك وضعت عائلتك ضمن دائرةالاهتمام وخططت لكي تقوم بأنشطة فعلية لصالح عائلتك .
لا أستطيع الاستمرار فيالتنظيم لظروف تمر بي ، فماذا أفعل؟
لا تقلق أبداً فهذا شيء طبيعي، المرأة الحاملمثلاُ أو التي أنجبت طفلاً، عليها أن تهتم بطفلها لمدة سنتين أو أكثر وعلى طوالاليوم، فكيف تنظم وقتها ؟ عليها أن تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتىتهتم بالطفل الصغير، تضع فيه مواعيد زيارة المستشفى مثلاً وكذلك تحدد لنفسها كتبتقرأها في وقت فراغها عن تربية الأطفال مثلاً، هذا مثال بسيط وقس عليه أمثلةأكبر.
في الإجازات مثلاً، هل نحتاج لتنظيمالوقت أم لاستغلال الوقت ؟ هناك فرق كبير طبعاً ، أنا بحاجة لاستغلال وقت الفراغ فيالإجازة لصالح تنمية مهاراتي ومعلوماتي أو حتى الترفيه عن نفسي ، وبهذا قد لا أحتاجإلى الجدولة والتنظيم ، لذلك لا تقلق إن مرت بك ظروف تجبرك على عدمالتنظيم .

لا يوجد لدي حاسوب لتنظيموقتي!
الحاسوب أداة مرنة وسهلة وممتازة لتنظيم الوقت، لكن ليسكل من لا يملك حاسوباً لا يستطيع تنظيم وقته، هذا ليس بعذر أبداً، كل ما تحتاجهمفكرة وقلم وجدول، وهناك دفاتر خاصة لتنظيم الوقت وسعرها رخيص نسبياً وهي أدواتممتازة لتنظيم الوقت.

لا أحتاج لكتابة أهدافي أوالتخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.
لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعةستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أنتدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسوب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسبعدة أمور:
أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت ! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدونإلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسوب !! .
ثانياً : ستسهل على نفسك أداء المهماتوبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسوب والآن هوعلى استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية .

حياتي سلسلة من الأزماتالمتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلكيساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لانقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكلكبير .

هل يساعدني الحاسوب علىتنظيم وقتي؟
طبعاً، والحاسوب أداة مرنة لتنظيم الوقت كل ما عليك هو اختيار برنامج مناسبلاحتياجاتك واستخدامه بشكل دائم.

هل هناك أسلوب واحد يصلحلكل الناس في تنظيم الوقت؟
لا ليس هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس، إن كل فردمن البشر له خصائصه وظروفه الخاصة لذلك وجب عليه أن يكون مسؤولاً عن نفسه ويقومبتنظيم وقته حسب حاجته هو.

ما هي أدوات تنظيمالوقت؟
الأدواتكثيرة، تستطيع مثلاً أن تصمم أداتك بنفسك، كتخطيط جدولك الخاص على الحاسوب ، أويمكنك شراء مفكرة صغيرة ، أو دفتر مواعيد ، أو منظم شخصي متكامل يحوي على شهور السنةوقائمة للأعمال وقائمة أخرى للهواتف وغيرها من الأمور الضرورية ، أو يمكنك استخدامحاسوبك لهذا الشيء ، أو مفكرة إلكترونية ، المهم أن تكون أداة مرنة وتصلحلاحتياجاتك.
نظرةمتقدمة في مهارة تنظيم الوقت - نقلا عن ملف مفاتيح دراسية ،،

مشكور على الموضوع

مشكوووور على الموضوع يعطيك العافية

مشكوراخوي على الموضوع



حور الجنان